AI automatizálás
9 perc olvasás · Volosinovszki Szabolcs
7 ismétlődő feladat, amit szinte minden vállalkozó kézzel csinál
Ha vállalkozó vagy, a napod nagy részét valószínűleg nem az viszi el, amiért az ügyfeleid fizetnek. Hanem az a néhány visszatérő, kézi feladat, ami önmagában egyik sem nagy dolog, csak épp minden áldott nap újra el kell végezni.
Ebben a cikkben végigmegyünk hét ilyen feladaton. Mindegyiknél megmutatom, hol tűnik el az idő, hogyan tudod pár másodperc alatt kiszámolni, mennyibe kerül ez neked havonta, és mi az, amit egy jól megépített rendszer át tud venni belőle. A cikk végén találsz egy önellenőrző listát is, amivel a saját vállalkozásodon végig tudod futtatni ugyanezt.
Nem az a cél, hogy mindent automatizálj. Az a cél, hogy tudd, mi mennyibe kerül neked.
Miért pont az ismétlődő feladat a legdrágább
Van egy furcsa tulajdonsága ezeknek a feladatoknak. Egyik sem nehéz. Egyik sem tart sokáig. Pont ezért nem is tűnnek fel.
Egy nehéz feladatnál rögtön érzed, hogy sok energiát vitt el, és tudatosan gondolkodsz azon, hogyan lehetne egyszerűbben. Egy háromperces adatrögzítésnél viszont eszedbe sem jut, hogy ez egy probléma. Megcsinálod, mert gyorsabb megcsinálni, mint gondolkodni rajta.
Aztán megcsinálod holnap is. És holnapután is.
Közel húsz éve dolgozom logisztikában, a folyamatok minden szintjén, ma vezetőként. Ott látom nap mint nap, hogy a legtöbb kapacitást ritkán a nagy, látványos akadály viszi el. Sokkal inkább az a sok visszatérő lépés, amit senki nem mér. Van köztük olyan, ami tényleg apróság, és van, ami valódi időrabló, csak épp szét van szórva a napban, ezért nem látszik egyben. Egy vállalkozás pontosan ugyanígy működik.
A másik ok, amiért ez drága: az ismétlődő feladat nemcsak időt, hanem figyelmet is elvisz. Ha naponta ötször kizökkensz a valódi munkából, mert épp be kell rögzítened valamit, akkor nem öt perc veszett el. Hanem az az idő is, amíg utána újra bele tudsz mélyülni abba, amit csináltál. Ez pedig sokkal többe kerül, mint maga a rögzítés.
Hol tűnik el valójában az idő
| Egy nagy akadály | Sok kicsi, amit senki nem mér |
Hogyan számold ki, mennyibe kerül egy feladat
Mielőtt végigmegyünk a hét feladaton, adok egy egyszerű képletet. Ezt fogjuk mindegyiknél használni, és a végén te is ezzel tudsz majd dolgozni.
Havi időigény = alkalmak száma havonta × egy alkalom hossza
Havi költség = havi időigény × annak az órabére, aki csinálja
Egy példa
Ha egy feladat naponta 20 percet visz el, az munkanapokkal számolva havi nagyjából 7 óra. Ha az az ember, aki csinálja, óránként 5000 forintba kerül a cégnek, akkor ez a feladat havi 35 000 forint.
Évente 420 000 forint.
Itt jön a lényeg: az órabérnél ne a nettó fizetést nézd. Ha te magad csinálod, akkor azt az összeget vedd alapul, amennyit ugyanabban az órában szakmai munkával megkerestél volna. Ez általában jóval magasabb szám, mint amire elsőre gondolnál.
Ez a számítás lesz a szűrőd. Nem minden feladatot éri meg automatizálni. Én magam is csak olyan rendszert vállalok megépíteni, ami hat és kilenc hónap között megtérül. Ha nem fér bele, azt megmondom, és nem építem meg. A számítás pont ezt hivatott eldönteni.
A hét feladat
1
Beérkező emailek olvasása és megválaszolása
Tipikusan havi 20 óra
Ez a leggyakoribb, és általában ez a legnagyobb tétel is.
Nem az egyes levél megválaszolása a lassú. Hanem az egész körítés: megnyitod, elolvasod, kitalálod, mit is akar valójában, eldöntöd, sürgős e, keresel egy korábbi levelet, hogy mit válaszoltál hasonló esetben, aztán megírod. Utána visszatérsz a következőhöz, és kezded elölről.
Sok vállalkozónál ez naponta bőven megvan egy óra. Havi 20 óra. Két és fél munkanap, amiről valószínűleg nem így gondolkodsz.
Mit lehet ebből levenni
Ez az a folyamat, amit magamnál is megépítettem, és nap mint nap használok. A rendszer kiolvassa a levélből a valódi kérdést, besorolja a levelet, és készít hozzá egy választervezetet piszkozatként. Neked már csak át kell nézned és elküldeni. Amit a rendszer nem tud biztosan eldönteni, azt nem találgatja, hanem külön jelzi, hogy nézd át.
A kontroll végig nálad marad. Nem megy ki semmi a jóváhagyásod nélkül. Ami eddig egy óra volt, az néhány perc lesz.
A kontroll végig nálad marad. Az emberi ellenőrzési ág narancssárgával jelölve.
2
Adatok átmásolása egyik felületről a másikra
Naponta tízszer, két három perc
Kijön egy adat az egyik rendszerből, és be kell vinni egy másikba. Rendelés az emailből a rendeléskezelőbe. Új ügyfél adatai a levelezésből a táblázatba. Számlaadatok a számlázóból a könyvelési mappába.
Ez az a feladat, amit a legkevésbé vesznek észre a vállalkozók, mert mindig csak két három perc. Csak épp naponta tízszer.
Ráadásul ez a leghibázósabb feladat is. Nem azért, mert nehéz, hanem pont azért, mert unalmas. Amikor századszor másolod át ugyanazt a mezőt, az agyad már nem figyel. Egy elgépelt adószám vagy egy rossz helyre került összeg pedig sokkal többe kerül, mint az az öt perc, amit megspóroltál volna.
Mit lehet ebből levenni
Gyakorlatilag a teljes feladatot. Ez az a kategória, ahol a legtisztább a képlet, mert itt nincs mérlegelés, csak adatmozgatás. Ha a két rendszer között van kapcsolódási lehetőség, az adat magától átkerül, a megfelelő mezőbe, mindig ugyanúgy.
3
Ajánlatkészítés
Havi 8 és 16 óra között
Jön egy ajánlatkérés. Előveszed a legutóbbi ajánlatot, elmented más néven, átírod benne a nevet, a tételeket, az árakat, kiszámolod az összeget, megnézed, nem maradt e benne valami az előző ügyfélből, PDF be mented, megírod hozzá a kísérő levelet, elküldöd.
Fél óra, ha jól megy. Néha egy óra, ha bonyolultabb.
Ha ez heti négyszer megtörténik, az havi nyolc és tizenhat óra között van. És itt van egy rejtett költség is: ha az ajánlat két nappal az érdeklődés után megy ki, mert épp nem volt rá időd, akkor addigra az érdeklődő már kapott másikat valakitől.
Mit lehet ebből levenni
A sablonozható részt teljesen. Az adatok kitöltését, a számolást, a dokumentum összeállítását, a kísérő levél előkészítését. Ami nálad marad, az a szakmai döntés: mit ajánlasz, milyen áron. Az kell is, hogy nálad maradjon, mert az az ajánlat lényege.
4
Beérkező számlák rendezése és a könyvelés előkészítése
Havi 3 és 6 óra között
A beérkező számlák nem egy helyről jönnek. Egy részük emailben érkezik PDF ben, egy részüket letöltöd egy szolgáltatói felületről, néhányat pedig papíron kapsz meg, és le kell fotózni.
Aztán jön a rendezés. Melyik hónaphoz tartozik, milyen költségkategória, benne van e már a könyvelőnek küldött mappában. Elnevezed valahogy, hogy később megtaláld, betolod a megfelelő mappába, és hónap végén összeszeded a csomagot.
Egyenként két három perc. Havonta hatvan számlánál viszont ez már egy fél munkanap, és rendszerint pont akkor esedékes, amikor a legkevesebb időd van rá.
A nagyobb baj viszont az, hogy ami kimarad, az elveszett költség. Egy el nem küldött bejövő számla azt jelenti, hogy azt az összeget nem tudod elszámolni.
Mit lehet ebből levenni
Az összegyűjtést, a felismerést és a rendezést. A rendszer figyeli a megadott postafiókot, kiszedi a levélből a számlát, kiolvassa belőle a lényeget (kiállító, számlaszám, dátum, összeg), egységes név szerint elmenti, és a megfelelő havi mappába teszi. Közben vezet egy listát arról, mi érkezett be, hogy hónap végén ne kelljen keresgélni.
Ami itt fontos: a rendszer nem lát rá a bankszámládra, és nem nyúl semmilyen pénzügyi művelethez. Csak dokumentumokat mozgat és rendez. Amit nem tud biztosan besorolni, azt nem találgatja, hanem külön mappába teszi, hogy átnézd.
5
Ügyfél utánkövetés és emlékeztetők
Itt nem időt, bevételt veszítesz
Kiküldted az ajánlatot. Mikor kérdezz rá? Egy hét múlva? Kettő?
A legtöbb vállalkozónál ez fejben vagy egy jegyzetfüzetben él. Ami azt jelenti, hogy néha megtörténik, néha nem. És pont azok az érdeklődők vesznek el, akiknél elfelejtetted.
Ugyanez igaz az ügyfelekre is: az éves szerződés lejárata, a karbantartás esedékessége, a szezonális megkeresés. Mindegyik bevétel, ami azon múlik, hogy eszedbe jut e.
Mit lehet ebből levenni
Magát az emlékezést. Nem azt, hogy mit írsz, hanem azt, hogy egyáltalán eszedbe jut. A rendszer nyilvántartja, mikor mi esedékes, és a megfelelő napon a szemed elé teszi, akár egy előkészített levéltervezettel együtt.
Ez az a pont, ahol az automatizálás nemcsak időt spórol, hanem bevételt is hoz. Nem attól, hogy gyorsabb vagy, hanem attól, hogy nem esik ki semmi.
6
Riportok, kimutatások, havi összesítők
Két óra havonta, plusz elavult adatok
Hónap vége. Leülsz összeszedni, mennyi volt a bevétel, hány munkát adtál le, hogy áll a kintlévőség. Kinyitsz négy felületet, kimásolsz belőlük adatokat egy táblázatba, összeadod, formázod, és kész az összesítő.
Két óra havonta, ha nem jön közbe semmi.
A valódi kár viszont nem ez a két óra. Hanem az, hogy mivel ez ilyen körülményes, sokan csak akkor csinálják meg, amikor muszáj. Vagyis a döntéseidet olyan adatok alapján hozod, amik három hetesek.
Mit lehet ebből levenni
A teljes adatgyűjtést és összerakást. Az összesítő ott lehet minden hétfőn reggel a postaládádban, anélkül hogy bárki hozzányúlna. Amivel te foglalkozol, az már csak az, hogy mit kezdesz a számokkal.
7
Érdeklődők és jelentkezők szűrése, rögzítése
Harminc megkeresés, öt releváns
Ha hirdetsz, vagy van egy űrlap a weboldaladon, akkor jönnek a megkeresések. Van köztük komoly érdeklődő, van, aki csak tájékozódik, és van, aki nyilvánvalóan nem a te célközönséged.
Mindegyiket el kell olvasni, el kell dönteni, melyik kategória, be kell írni valahová, és eldönteni, mi a következő lépés.
Ugyanez igaz az álláshirdetésre beérkező jelentkezésekre. Harminc jelentkezés átnézése egy délután, amiből öt releváns.
Mit lehet ebből levenni
Az előszűrést és a rögzítést. Egy feltanított logika alapján a rendszer kategorizálja a megkereséseket, kitölti a hiányzó adatokat, elhelyezi őket a megfelelő helyre címkézve, és jelzi, melyikkel érdemes foglalkoznod először. A döntés a tiéd marad, de már egy rendezett listából döntesz, nem egy kaotikus postaládából.
Álláshirdetésnél külön figyelj erre
Jelentkezéseknél csak olyan szempont mentén szabad rendezni, ami a hirdetésben is szerepel, és ami tényleg a munkavégzésről szól. Ilyen például a megkövetelt végzettség megléte, a szükséges jogosítvány vagy engedély, a megadott nyelvtudás szintje, a hirdetésben kért szakmai tapasztalat évei, a munkavégzés helyszínének vállalása, vagy hogy a jelentkezés egyáltalán tartalmazza e a kért adatokat.
És ami nem vizsgálható: életkor, nem, származás, családi állapot, gyermekvállalás, egészségi állapot, vallás, vagy bármi más, ami a diszkrimináció gyanúját felvetheti. Ezek nem is kerülhetnek be a szempontrendszerbe, még közvetett formában sem, például a születési dátumból számolt életkorként.
A rendszer itt nem dönt, hanem rendez. Nem utasít el senkit, csak sorba tesz és jelöli, melyik jelentkezés felel meg a hirdetésben kiírt feltételeknek. Az elutasítás emberi döntés marad, és ez nem stílus kérdése, hanem jogi.
Honnan tudod, hogy egy feladat jó jelölt
A hét feladat közül nálad valószínűleg nem mind releváns, és nem is mindegyiket éri meg bántani. Négy kérdés segít eldönteni, melyikkel érdemes egyáltalán foglalkozni.
1
Milyen gyakran fordul elő?
Minél sűrűbben, annál gyorsabban térül meg. Egy napi feladatnál sokkal hamarabb jön vissza a ráfordítás, mint egy havinál, még akkor is, ha a havi feladat egyenként hosszabb.
2
Mindig ugyanúgy csinálod?
Ha le tudod írni lépésről lépésre, hogy mi az első mozdulat, mi jön utána és mi a végeredmény, akkor jó jelölt. Ha minden eset teljesen más, és mindig szakmai mérlegelés kell hozzá, akkor nem az egészet, legfeljebb az előkészítő részét érdemes rendszerre bízni.
3
Mennyire kritikus, ha hibázik?
Egy elrontott belső táblázat bosszantó. Egy hibásan kiküldött ügyfélszámla vagy egy rossz emlékeztető viszont kapcsolatba kerül. Minél kritikusabb a feladat, annál előrébb kell benne lennie az emberi ellenőrzési pontnak. Attól még automatizálható, csak máshol vágjuk el.
4
Milyen rendszerek érintettek?
Ha a feladat olyan szoftverek között mozog, amiknek van kapcsolódási felületük, akkor a megoldás egyszerűbb és olcsóbb. Ha van olyan lépés, ami csak papíron vagy egy zárt, régi programban létezik, az nem feltétlenül akadály, de érdemes tudni róla előre.
Ha egy feladatra mind a négy kérdésre kedvező a válasz, akkor ott jó eséllyel van mit nyerni. Ha csak kettőre, azt még érdemes megnézni közelebbről. Ha egyre sem, azt hagyd békén, és menj tovább a következőre.
És ha több feladat is jó jelölt?
Ilyenkor jön be egy ötödik szempont, amit a számolás nem mutat meg. Vannak feladatok, amik töltenek, és vannak, amik merítenek. Két feladat állhat ugyanazon a havi óraszámon, mégis az egyiket szívesen csinálod, a másik után pedig fáradtan állsz fel.
Ha a számok nagyjából egyformák, azzal kezdd, ami merít. Nemcsak azért, mert kellemesebb lesz a napod, hanem mert azt csinálod a leglassabban, azt halogatod, és abban hibázol a legtöbbet. Ott a nyereség nagyobb, mint amennyit a képlet kiszámol.
Amit ebből érdemes elvinni
Nézd meg ezt a hét feladatot, és tedd fel magadnak a kérdést: hányat csinálsz közülük kézzel, hetente többször?
Ha a válasz kettőnél több, akkor jó eséllyel havi több tíz óra megy el olyasmire, amit egy rendszer nagyrészt átvenne. És nem holnaptól, hanem már évek óta.
Három dolgot érdemes megjegyezni
Az első: ne érzésre dönts, hanem számolj. Az alkalmak száma szorozva az egy alkalomra jutó idővel, szorozva az órabérrel. Ez a szám mondja meg, érdemes e egyáltalán foglalkozni vele.
A második: nem mindent éri meg automatizálni. Ha egy feladat havonta kétszer fordul elő, és fél óra, azon nincs mit megspórolni. A ritkán előforduló és a nagyon kritikus feladatoknál gyakran a kézi munka a helyes válasz.
A harmadik: az ellenőrzés maradjon nálad. Egy jól megépített rendszerben mindig van egy pont, ahol a végső szó a tiéd. Nem az a cél, hogy a vállalkozásod magától menjen nélküled, hanem az, hogy a kézi munka tűnjön el belőle, ne az irányítás.
Összefoglalva: az ismétlődő feladatok nem attól drágák, hogy nehezek, hanem attól, hogy sokszor vannak. Az első lépés nem az automatizálás, hanem az, hogy egyáltalán meglásd, mennyibe kerülnek.
Töltsd le az önellenőrző listát
Összeraktam egy egyoldalas önellenőrző listát ehhez a cikkhez. Végigvezet a hét feladaton, mindegyiknél megkérdezi, hányszor fordul elő nálad és mennyi időt visz el, és a végén kijön egy szám: hány óra és mennyi pénz megy el havonta ismétlődő kézi munkára a vállalkozásodban.
Nagyjából tíz perc kitölteni. Utána tudni fogod, van e egyáltalán miről beszélni.
Volosinovszki Szabolcs
AIBoost minősített AI automatizálási szakértő. Számítástechnika tanári végzettséggel és közel húsz év logisztikai tapasztalattal a hátam mögött, a folyamatok minden szintjét ismerve, ma vezetőként. Ismétlődő, kézi feladatokat veszek le a vállalkozók válláról: felmérem a folyamatot, megépítem rá a rendszert, és üzemeltetem is. Csak olyan automatizálást vállalok, ami hat és kilenc hónap között megtérül.
